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名刺の管理ツールを使って、名刺情報をデジタルでサクッと管理する。とてもスマートで業務の効率化も実現しますよね^^でも、デジタルだからこそ、そこには大きなリスクがあることも知っておきましょう。

それは、情報の喪失、搾取です。パソコンで利用する他のツールでもそうですが、保存していたのにデータが無い!更新中にデータが消えた!ということ、ありますよね。最悪なのは、焦って色々クリックして、その結果、何も無くなってしまった・・ということ。

ですから、デジタルを使っていることはバックアップを定期的に取っておかないといけないんだ、という認識を持つようにしましょう。また、搾取の方ですが、これは、パスワード認証を必ず行う設定にすること、利用権限を必ずかけること。

こういったリスクを知ることで、対策を行うことが可能となります。

新規顧客を獲得するために大きなプロジェクトを立ちあげ、一定の成果がでた。でも次にまた新規顧客を獲得するには別のプロジェクトが必要、といったように、新規顧客の獲得には多大に費用がかかると言われています。

そのため、近年は新規よりも既存の顧客に焦点を当て、その人たちの満足度を上げる、ニーズを掘り起こすといった方向に企業はシフトチェンジしているんですね。そのためのツールとして使われているのがCRMです。

顧客の情報を幅広く収集し、一元管理する。そこから顧客がどんなものを求めているのか、喜ぶのか、ファンになってくれるのか、といったそれぞれの業態に合った目的を設定し、それらの回答となるようなものをCRMから導き出そうとしているんです。

実際、このようにしっかりとした目的を設定し、そのためにCRMをコツコツと活用してきた企業の中には売り上げを増大させたところも多くあるようです。企業がLINEなどSNSを利用してユーザー一人一人とつながりを持とうとしているのも、実はCRM施策によるものなんですね。

地方に行くと、まだまだ営業支援ツールに関する認識は低いようです。特に中小企業、個人企業などでは、営業支援ツール?と、その言葉自体にも始めて触れる方も多いとか。ま、必要性を感じない、今以上に増収を望んでいなければ、それでも良いでしょう。でも、そうじゃない企業も地方には多いはずです。

では、こういった地方の中小企業ではどのような営業支援ツールを使うと良いのでしょうか。主に営業支援ツールにはCRM、SFAがあります。それぞれにターゲットが違うのですが、地方ではCRMの方が地域性に合うかもしれませんね。常に新規の企業が作られているわけではなく、馴染みの企業が多い地方では、既存顧客をターゲットとするCRMの方が合っているそうなんです。

なので、こういったツールに興味を持ってはいるんだけど何から手を付けて良いのかもしれない、というところにはまずはCRMを導入することをおすすめします。顧客と自社との関係性を管理して、既存顧客をリピーター、優良顧客へとランクアップさせる、ステップメールなどを自動配信するなどの機能がCRMには揃っています。

ご存知でしたか?CRMを導入した企業の8割以上が、結果的に失敗した・・というデータがあるんだそうです。これって数年前のものじゃないかとは思うんですが、それを未だに信用し、自社でも導入したとしても失敗で終わるんだろうなと思っていませんか?それは試してみないとわからないこと。データだけを信用するのではなくて、自社でどうなのか、ということが大事なんです。

確かに、CRMをサービスする会社のホームぺージには良いことばかりが書かれています^^コストもかからない。利用も簡単。入力はチェックだけでOK!とかね。実際使ってみると、「こんなはずじゃなかった」という営業マンもたくさんいるようです。

ただ、考えてみてください。そんなに簡単に使えるツールであれば、すでに多くの会社が導入に成功し、ツールの効果を最大限に発揮させているはず。それができていないから、むしろCRMを使いこなすことが重要なんですね。

8割以上の会社が失敗している、と思われている今こそ、導入すべき時なのではないでしょうか。

営業支援ツール

システムの得意な事、それはミスを発見することです。例えば、営業の際に発注された情報をExcelに入力。そこから発注書を作っていても、突然担当者が替わったりすると発注にミスが出ることがよくあります。同じ担当者でも、ミスを犯してしまうことがあるものです。

それをそのまま発注にかければ、営業先に納期の延期をお願いしないといけなくなったり、自社に大きな損害をもたらす可能性もあります。こんな人為的なミスは起きるものですが、最小限に食い止める必要もあります。

そこでSFAを使い、営業活動や営業プロセスを入力し、そこから発注なども行っていけば、SFAのシステムによって人為的なミスがあれば警告をしてくれるんです。これまでの発注と大きく違っていたり、ミスの原因を探る、といった時間も必要無くなります。

こういったことはシステムというものが得意とする分野でもあります。働き方改革の推進にも一役買うSFAは、これからのビジネスにおいては必須のツールになっていくと思われますね。

営業支援サービス案内

SFAを導入した管理者が「あれ?なんかイメージと違うぞ」と困惑してしまう、こういうことがよくあるようです。

管理者の方は、導入さえすれば営業マンたちの業務は効率化され、営業プロセスも可視化されるので情報共有も完璧。思い通りの営業ができるはず、と。しかし、情報共有はできるものの、商談中の顧客の声や詳細まではSFAに書かれていない。営業プロセスの可視化ってこんなもの?と思ってしまうようです。

これの最大のミスは、営業マンが積極的にSFAを活用していないからなんですね。導入を決めた時点で、実際にSFAを扱う営業マンがどのような反応を示したのか。きっと反発が多かったはずです。それを強行してSFAを導入したことで、営業マンたちは適当に日報入力をしているわけです。

最低限の入力だけではSFAは思ったように機能しません。営業マンが前向きに営業報告をしよう、としていなければ、情報は何も上がってこないわけです。SFA導入には、営業マンの協力があるかどうか、これで決まることを管理者の方は知っておく必要がありますね。

URL参照

営業部がいくつもある大きな会社。営業とマーケティングが離れた場所にある会社。これらの会社があるイベントやセミナーを開き、見込み顧客のデータを管理する際、とても大変・・ということがわかりますよね^^

一つの場所に保管していても、これらの情報を誰が一括でデータ化するのか、運用はどこの部署が行うのか、すぐに情報を取り出せるのか・・。会議を開き、見込み顧客のデータが欲しくても、曖昧な管理のせいでどこに保管されているのかわからなくて、会議自体がぎくしゃくして終わったということもあるんですね。こうなると、目も当てられないかもしれません^^

データを必死で探すことは、時間と手間の無駄です。ハッキリと言います^^最初から顧客情報はSFAに入力し、それを営業活動に活かしていく。そのために、イベントなどの前にSFAの導入を進め、利用できるようにしておけば、会議などでもスムーズに欲しい見込み顧客データを探すことが可能となるんです。

sfa営業支援に活用

名刺の管理ツールの導入を検討する際に、どの方法で名刺情報をデータ化するのか、この点も重要になってきますよね。

OCRなのか人の手なのか。人の手でデータ化する会社では、名刺を何分割と分けて複数の人が目視し、それを入力しています。OCRは機械でデータ化するのですが、今までの技術ではうまく読み取れない、というデメリットがたくさん聞かれていました。

そこで、いろんな工夫をしてそのデメリットを克服しているようです。複数のOCRを使う、それでもエラーが出る場合には人の手が最終的に使われる、両方で行っているなど。

名刺を管理することはもちろんですが、そのデータが正しくまずは入力されることが最低条件ですからね。セキュリティも含め、導入前にはいくつもの観点からツールを選び、安全にそして効率的に名刺を活用したいですね。

スクジュール管理

もう3年ほど前になると思いますが、知り合いの看護師さんがサービス残業しなきゃいけない!面倒!!とボヤいていました。その理由は患者情報のデータ化。すべての患者さんの情報をペーパーからデジタルに移行する電子カルテの作業に追われていたんです。

SFAの導入もこれに似ているのかもしれませんね。SFAは使い慣れていくことで業務の効率化が実現できます。生産性もグンとアップします。が、そのためには社内に散在した顧客情報や営業情報をSFAに入力しないといけません。この作業が本当にしんどいんですよね^^

アンケート形式で○をつけたりチェックを入れているものであればまだしも、人の手で書かれたもの。数字も文字も読み取れないものがたくさんあったり、文章で書かれているものだと達筆すぎてまた読めないとか^^すべての業種において、これから最も大変な業務となるのがこのデジタル移行だと思われます。

しかし、ここの場面を乗り越えればその先には多くのメリットが出てくるので、何とか頑張って欲しいですね^^

グループウェア機能紹介

ソフトブレーンはCRMなど営業支援ツールを提供している会社ですが、そのサポートサイトを全面リニューアルしたそうです。CRMの名称はeセールスマネージャーRemix Cloud。「営業現場で報告されたデータを蓄積・分析し、営業活動の改善や顧客情報の管理などを行える」システムになっています。

通常のこういったシステムのサポートサイトと言うと、ちょっと冷たい感じがしませんか?^^通り一遍の疑問に適格に答えてはいるものの、それ以上は無し。義務的ですが、とりあえずはサポートしてるでしょ?的な^^なので私はほとんどこういったところは使わないのですが、今回のソフトブレーンのリニューアルはちょっと違うようです。

実際にeセールスマネージャーを使ってみて、その中でわいてくる疑問に答え、ユーザーが簡単にトラブルに対して解決できるようなサポート方法が載せられるようです。動画なども用意されるということで、他社とは一味違う、使えるサポートサイトとなるようですよ^^

knowledgesuite.jp/service/groupware/groupware-detail02.html

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